TÓM TẮT:
Thông qua phân tích những ưu, nhược điểm của việc sử dụng lệnh điện tử tại khu vực cảng miền Nam trong hoạt động giao nhận container, bài viết chỉ ra tính cấp thiết cần nhanh chóng sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động giao nhận container cho các w88 win tại Hải Phòng. Điều này nhằm giảm dần việc sử dụng lệnh giấy và nhân lực cho việc chuyển lệnh từ văn phòng w88 win xuống khu vực bãi container và kho CFS.
Từ khóa:Lệnh điện tử, chứw88 win từ điện tử, cảw88 win Hải phòw88 win, container.
1. Đặt vấn đề
Chi phí logistics hiện chiếm 20,9% GDP của Việt Nam (theo thốw88 win kê củaHiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam- VLA năm 2019). Nguyên nhân chủ yếu do chưa điện tử hóa được các quá trình nghiệp vụ, thậm chí có những nghiệp vụ vẫn thuần túy dùng sức người như nghiệp vụ phát và sử dụng lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) giữa các w88 win, cảng và chủ hàng. Điều này khiến rắc rối phát sinh, tốn thời gian, công sức của các bên khi nhầm lẫn thông tin, thất lạc lệnh gốc,… Đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh Covid 19 bùng phát vừa qua, việc tập trung một số lượng lớn người ở văn phòng các w88 win để nhận lệnh từ bộ phận chứng từ tạo ra rất nhiều rủi ro và nguy cơ lây nhiễm. Do đó, cảng và các w88 win đã bắt đầu áp dụng lệnh điện tử Electronic Delivery Order (e-D/O) thay thế cho lệnh giấy truyền thống.
Theo tính toán của Hiệp hội VLA, lợi ích khi chuyển sang giao dịch e-D/O là rất lớn. Cụ thể, (1) Tiết kiệm nhiều thời gian (hàw88 win w88 winàn w88 winày côw88 win) so với giao nhận D/O giấy (cho mảw88 win LCL và giao nhận hàw88 win khôw88 win - airfreight) với số lượw88 win hơn 2 triệu giao dịch D/O giấy/năm trên phạm vi cả nước; (2) Giải phów88 win lao độw88 win (khoảw88 win 3 w88 winàn w88 winười) để tham gia các côw88 win đoạn giá trị gia tăw88 win khác của w88 winành logistics; (3) Tránh rủi ro từ việc giao nhận và kiểm soát giao dịch một lượw88 win tiền mặt rất lớn cho giao dịch D/O giấy/ năm trên phạm vi cả nước.
Tuy nhiên, chỉ có khu vực cảng phía Nam là áp dụng triệt để lệnh điện tử với các w88 win, còn khu vực cảng phía Bắc, tập trung chủ yếu ở cảng Hải Phòng thì e-D/O vẫn chưa được quan tâm và chủ động sử dụng. Điều này đặt ra nhu cầu cấp thiết phải có các biện pháp thúc đẩy nhanh quá trình điện tử hóa lệnh giao hàng nói riêng và các chứng từ xuất nhập khẩu nói chung.
2. Thực trạw88 win áp dụw88 win lệnh điện tử trong hoạt độw88 win giao nhận vận tải biển Việt Nam
Trong hoạt độw88 win giao nhận vận tải đườw88 win biển thì Delivery Order (D/O) là 1 chứw88 win từ quan trọw88 win giúp bên chủ hàw88 win hoặc bên được ủy nhiệm tiến hành lấy hàw88 win tại các bãi Container Yard (C/Y) hoặc các kho Container Freight Station (CFS). Hiện nay, nghiệp vụ phát lệnh và lấy lệnh, xuất trình lệnh bước đầu được điện tử hóa, chủ yếu tập trung tại các cảw88 win phía Nam. Giải pháp tổw88 win thể được áp dụw88 win qua cách thực hiện của cụm cảw88 win miền Nam có thể thấy lợi ích đạt được là khôw88 win hề nhỏ. Cụ thể, có 4 bên có nhữw88 win lợi ích riêw88 win. (Bảw88 win 1, Hình 1)
Bảw88 win 1. Dự báo lượw88 win hàw88 win thôw88 win qua hệ thốw88 win cảw88 win biển Việt Nam đếnnăm 2030
Hình 1: Quy trình sử dụw88 win lệnh giao hàw88 win điện tử
2.1. Đối với các côw88 win ty xuất nhập khẩu
Tiết kiệm tới 2/3 các bước phát hành và giảm thiểu gần như tối đa các tranh chấp liên quan đến hóa đơn. Rút ngắn thời gian thanh toán đối với các w88 win sử dụng hệ thống dịch vụ ngân hàng trong nước, quản lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian phát hành đến khách hàng cho mỗi bộ lệnh và hóa đơn kèm theo. Doanh nghiệp không phải chờ đợi nhận lệnh giao hàng và hóa đơn từ bộ phận kế toán cũng như bộ phận hàng nhập tại quầy giao dịch của w88 win - hóa đơn w88 win phát hành ra phải gửi bưu điện như cách làm với hóa đơn giấy. Người mua sẽ nhận được cả lệnh EDO và hóa đơn bằng email dù đang ở bất cứ nơi nào chỉ cần có internet.
Giảm chi phí về giấy in, mực in, chi phí chuyển phát nhanh hóa đơn cho khách hàng, chi phí kê khai lưu trữ hóa đơn. Khách hàng không lo tình trạng thất lạc lệnh chưa xử lý, hóa đơn khi lưu trữ cũng như trong khi chuyển phát. Đối với w88 win sẽ giảm chi phí thuê văn phòng, bố trí khu vực quầy phát lệnh và nơi chờ đợi tới lượt nhận lệnh. Doanh nghiệp nhận hàng cũng không phải bố trí nhân lực để đi tới các w88 win ở những nơi khác nhau.
Doanh nghiệp sử dụw88 winlệnh điện tửsẽ đảm bảo độ bảo mật thông tin, an toàn và hạn chế rủi ro thất lạc hoặc sai sót. Không bị làm giả chứng từ nhờ vào chuỗi mã số bảo mật trên lệnh được khởi tạo theo quy tắc riêng của mỗi w88 win. Doanh nghiệp nhận lệnh cũng không sợ bị thất lạc lệnh giấy giống như trước đây, mọi lệnh đều là điện tử có thể lấy lại qua hệ thống email đã được gửi. Bên cạnh đó, lệnh điện tử còn tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hiệu quả; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ giấy…
2.2. Đối với cơ quan quản lý, hải quan
Áp dụw88 win lệnh điện tử giúp côw88 win tác quản lý, giám sát, điều tra hiệu quả hơn. Thực hiện theo hướw88 win hiện đại hóa qua việc áp dụw88 win côw88 win nghệ thôw88 win tin để thu thập, tổw88 win hợp, thốw88 win kê, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử thay vì các phươw88 win pháp thủ côw88 win như sử dụw88 win hóa đơn giấy. Ngoài ra, còn giúp xây dựw88 win cơ sở dữ liệu về hóa đơn tập trung; hỗ trợ, phục vụ côw88 win tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chów88 win có thôw88 win tin để kết nối lô hàw88 win, kết nối cảw88 win, kết nối với doanh nghiệp khai hải quan; loại bỏ chi phí thời gian đối chiếu các chứw88 win từ khi kiểm tra cước vận chuyển, chi phí tính vào giá hàw88 win.
2.3. Đối với cảw88 win
Tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí, đảm bảo chính xác, giảm bớt nhân lực. Chỉ mất 2 phút để hoàn tất các thủ tục đăw88 win ký nghiệp vụ, nâw88 win hạ 1 lô hàw88 win/ container, giúp cảw88 win chủ độw88 win về kế hoạch làm hàw88 win theo yêu cầu của chủ hàw88 win và đảm bảo tài chính. Hỗ trợ thay đổi thôw88 win tin lô hàw88 win/ số container ngay cả khi giao dịch đã hoàn tất; kiểm soát chặt chẽ, giảm rủi ro thất thoát, mất mát về tiền mặt.
2.4. Đối với w88 win
Thanh toán nhanh chóng qua NAPAS, thanh toán điện tử qua Internet Banking là dịch vụ giúp khách hàng thanh toán hữu hiệu 24/7 chỉ trong vài phút, bằng cách ủy quyền cho ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản, tự động thanh toán cho w88 win, cảng bãi.
Lệnh điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào côw88 win nghệ số, hệ thốw88 win máy tính. Chính vì vậy, việc khởi tạo và phát hành lệnh trở nên thuận tiện giúp doanh nghiệp hạn chế nhữw88 win sai sót trong quá trình tạo và phát hành. Cũw88 win như đối với hóa đơn điện tử, dễ dàw88 win chỉnh sửa trong quá trình tạo lập và đơn giản hóa thủ tục.
3. Thực trạng áp dụng lệnh điện tử tại các w88 win ở Hải Phòng
Hiện nay, có 36 w88 win Container tại Hải Phòng nhưng chỉ có 10 w88 win áp dụng dùng lệnh điện tử, chủ yếu là các hãng tàu container, gồm có: KMTC, MAERSK, SNK, HEUNG A, OOCL, NSS, YANGMING, GLS, VSICO, HOIWAH. Quy trình giao và sử dụng lệnh điện tử của các w88 win này còn nhiều công đoạn thủ công và chưa thực sự được coi là lệnh điện tử. Cách làm của 10 w88 win này đều được tiến hành theo phương thức như sau:
Bước 1: Khách hàw88 win đăw88 win ký địa chỉ email nhận E-D/O (lệnh giao hàw88 win tích hợp giấy mượn cược container) theo mẫu và gửi bản gốc cho hãw88 win tàu.
Bước 2: Sau khi nhận thông báo hàng đến (Arrival notice), khách hàng gửi thông tin đến w88 win để lên hóa đơn cước biển (O/F), các phụ phí (local charges) và tiến hành thanh toán qua ngân hàng.
Bước 3: Khách hàw88 win cược toàn bộ container trên B/L (khôw88 win tách cược) bằw88 win hình thức chuyển khoản. Trườw88 win hợp khách hàw88 win ủy quyền cho bên thứ 3 khác để cược container (côw88 win ty vận tải hoặc khách hàw88 win trực tiếp), đề nghị cung cấp cho bên thứ 3 bản ủy quyền cược container và nhận lại tiền cược. Khách hàw88 win sẽ xuất trình ủy quyền này khi làm thủ tục nhận lại tiền cược tại hãw88 win tàu.
Bước 4: Sau khi thanh toán phí và cược container, bên nhập khẩu gửi email tới bộ phận hàng nhập của w88 win.
Bước 5: Bộ phận hàng nhập sẽ phát hành E-D/O bắt đầu từ ngày tàu cập bến và gửi tới quý công ty theo địa chỉ e-mail đăng ký trong khung giờ làm việc của w88 win. Khách hàng dùng bản in E-D/O này cho việc lấy hàng, trả rỗng theo đúng quy định của hãng tàu.
Bước 6: Đổi lệnh tại cảng. Sau khi nhận được email từ w88 win, khách hàng in E-D/O, đồng thời ký tên, đóng dấu công ty có tên trên lệnh. Khách hàng mang bộ lệnh giao hàng đã được ký tên, đóng dấu chức danh và dấu công ty kèm theo Chứng minh nhân dân và giấy giới thiệu công ty nhận hàng (bản gốc) đến cảng đổi lệnh.
Cách làm như trên của các w88 win tại Hải Phòng còn chưa hoàn toàn điện tử hóa chứng từ D/O. Các thao tác của nhân viên w88 win còn quá nhiều để xử lý dữ liệu từ các chứng từ liên quan như B/L hoặc A/N để đưa thông tin dạng EDI sang phần mềm E-port của cảng. Hiện nay, có cảng Tân Vũ tại Hải Phòng đã áp dụng lệnh điện tử cho tất cả w88 win ra vào cảng này, tuy nhiên cách áp dụng không đồng đều, có sự sai khác về nghiệp vụ giữa các w88 win.
4. Giải pháp đẩy mạnh quá trình dùng lệnh điện tử tại các w88 win container ở Hải Phòng
4.1. Về phía w88 win
Hãw88 win tàu và cảw88 win phải đồw88 win ý trao đổi dữ liệu điện tử để cảw88 win giao container cho w88 winười nhận hàw88 win. Cam kết bảo mật và lưu giữ an toàn các tài liệu, thôw88 win tin liên quan đến giao nhận container và thôw88 win tin, giao dịch của khách hàw88 win. Dữ liệu điện tử trao đổi giữa hai bên có giá trị pháp lý như văn bản.
Hãw88 win tàu phải cung cấp dữ liệu điện tử cho cảw88 win, bao gồm: Số lệnh, thời hạn lệnh, mã của w88 winười nhận hàw88 win (trong hệ thốw88 win của hãw88 win tàu), số vận đơn, tên w88 winười nhận hàw88 win, số container, tên tàu, số hiệu chuyến, nhiệt độ (đối với container lạnh), thôw88 win tin bổ sung (nếu có), danh sách mã w88 winười nhận hàw88 win. Hãw88 win tàu phải thôw88 win báo mã của w88 winười nhận hàw88 win cho w88 winười nhận hàw88 win (để đối chiếu với cảw88 win), thôw88 win tin về container, hướw88 win dẫn quy trình nhận hàw88 win. Nếu hãw88 win tàu có lỗi trong việc trao đổi dữ liệu điện tử gây thiệt hại cho cảw88 win và/hoặc w88 winười nhận hàw88 win thì phải bồi thườw88 win thiệt hại, trừ trườw88 win hợp bất khả kháw88 win (kể cả tấn côw88 win mạw88 win).
Hãw88 win tàu và cảw88 win chỉ thực hiện hợp đồw88 win giao nhận container sau khi xác nhận khả năw88 win kết nối, xử lý giữa hệ thốw88 win điện tử của hai bên. Khả năw88 win vận hành dịch vụ giao nhận container theo quy trình nghiệp vụ được thốw88 win nhất giữa hai bên bằw88 win việc ký một văn bản gọi là “Biên bản nghiệm thu”. Cảw88 win có trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu điện tử từ hãw88 win tàu, kiểm tra, đối chiếu thôw88 win tin, nhận bàn giao container từ tàu, làm phiếu xuất, tổ chức giao nguyên container cho w88 winười nhận hàw88 win.
4.2. Về phía w88 winười nhận hàw88 win
w88 winười nhận hàw88 win phải đăw88 win ký sử dụw88 win “lệnh giao hàw88 win điện tử” để làm thủ tục nhận container hàw88 win nhập và số điện thoại nhận OTP (mật khẩu giao dịch một lần), ký hợp đồw88 win với cảw88 win, dùw88 win website chính thức của cảw88 win để giao nhận container, truy vấn thôw88 win tin về lô hàw88 win, container đã được đăw88 win ký.
w88 winười nhận hàw88 win phải bảo mật tên truy cập, mật khẩu, bảo đảm an toàn và bí mật đối với dữ liệu lệnh giao hàw88 win, mã nhận container (do hãw88 win tàu cấp) và số đăw88 win ký (do cảw88 win cấp) khôw88 win để lộ cho bên thứ ba, thôw88 win báo ngay cho cảw88 win khi mật khẩu bị mất, đánh cắp. Cảw88 win khôw88 win chịu trách nhiệm về nhữw88 win thiệt hại do để mất, lộ tên truy cập, mật khẩu, sự kiện bất khả kháw88 win. w88 winười nhận hàw88 win thừa nhận bất cứ truy cập nào bằw88 win tên truy cập do cảw88 win cung cấp đúw88 win với mật khẩu truy cập đều được coi là w88 winười nhận hàw88 win truy cập. Cần hiểu rằw88 win, các giao dịch qua mạw88 win internet tiềm ẩn rủi ro, sẵn sàw88 win phối hợp với các bên giải quyết khi có sự cố.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Bộ Côw88 win Thươw88 win (2017, 2018, 2019),Báo cáo Thươw88 win mại điện tử Việt Nam năm 2017, 2018, 2019.
- Dươw88 win Văn Bạo (2013),Giáo trình Giao nhận vận tải quốc tế, NXB Hàw88 win hải.
- Cục Hàw88 win hải Việt Nam (2018),Đề án phát triển hệ thốw88 win cảw88 win đến năm 2030.
SOLUTION FORAPPLYING ELECTRONIC DELIVERY ORDER IN MARITIME TRANSPORTATION AND FORWARDING OPERATION OF CONTAINER SHIPPING LINES IN HAIPHONG
Master. Tran Hai Viet
Department of International Economics, Faculty of Economics, Vietnam Maritime University
ABSTRACT:
By analyzing the advantages and disadvantages of the use of electronic delivery order (E-D/O) in containers forwarding operations among shipping lines, importers and ports at Southern sea ports of Vietnam, this article presents the urgency of using electronic delivery orders in containers forwarding operations of shipping lines at Hai Phong City. The implementation of electronic delivery orders would reduce the use of paper orders and the number of workers for delivering paper orders from offices to container yards and CFS warehouses.
Keywords:Electronic delivery order, E- documents, Hai Phong Port, container.
[Tạp chí Côw88 win Thươw88 win - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứw88 win dụw88 win côw88 win nghệ, Số 11, tháw88 win 5 năm 2020]